Előkészítés

SZERZŐDÉSEK

Az ösztöndíjat elnyert jelentkezőknek kétféle szerződést kell aláírniuk ahhoz, hogy megkezdhessék gyakorlatukat. Ezek a következők:

a) Training agreement (képzési megállapodás): Háromoldalú szándéknyilatkozat, melyet mindhárom, a gyakorlat megvalósításában közreműködő fél (résztvevő, fogadóintézmény, küldő intézmény) aláírásával lát el. Tartalmazza a megvalósítandó gyakorlat helyét, tervezett kezdő és záró időpontját, a tervezett munkaprogramot: a résztvevő által szerzett tapasztalatoknak, ismereteknek a felsorolását, a résztvevő fogadóirodánál végzendő feladatait valamint a gyakorlat ellenőrzésének és értékelésének módját. Része a dokumentumnak az angol nyelvű általános minőségbiztosítási feltételek című melléklet.

b) Támogatási szerződés: A résztvevő és az ÉK Egyesület közötti szerződés, mely tartalmazza a gyakorlat pontos kezdését és végét,  végzésének helyét, az ösztöndíj mértékét és kifizetésének módját, ütemezését valamint a résztvevő beszámolási kötelezettségeit és vállalt kötelezettségeit. Az 1. sz. melléklet az általános minőségbiztosítási feltételeket tartalmazza. A 2. sz. melléklet pedig a résztvevők által készített és az egyesület számára elküldött beszámolók pontos paramétereit sorolja fel.

Fenti szerződések előkészítéséhez szükséges a Szerződéskötési űrlap kitöltése. További szükséges információk az űrlap kitöltéséhez:

EGÉSZSÉG- ÉS UTASBIZTOSÍTÁS

Az egyesület minden körülmények között javasolja és elvárja az Európai Egészségügyi Kártya kiváltását, melynek segítségével az itthoni járulékfizetés alapján az európai országokban a résztvevő sürgősségi egészségügyi ellátásra jogosult (kivéve: magánkórházak, magánorvosok). A kártya használatáról és kiváltásáról a letölthető dokumentumok között található egy, az OEP által összeállított összefoglaló. Fontos tudni, hogy magában az ösztöndíj nem jelent biztosítotti jogviszony, hiszen járulékfizetés nem történik belőle, épp ezért minden kiutazó saját felelőssége, hogy ezt a kérdést megfelelően rendezze. A leggyakrabban használt megoldás az egészségügyi szolgáltatási járulék fizetése, melyről részletesen a NAV-nál (APEH) lehet érdeklődni. Emellett az utazás idejére is javasolt biztosítást kötni, melynek előnye lehet, hogy nemcsak baleset, hanem poggyász elvesztése stb. esetén is védelmet nyújt (bizonyos értékhatárig).

Mind az Európai Egészségbiztosítási Kártyáról, mind az esetleges utasbiztosításról másolatot (szkenn) kér az egyesület a Szerződéskötési űrlapon elküldve, összefűzve egy dokumentumként (pdf). Amennyiben ezek a papírok a szerződéskötési adatok megadásakor még nem állnak rendelkezésre, lehetőség van a szerződéskötés időpontjáig pótolni és külön elküldeni őket.

TÁMOGATÓLEVÉL

Szintén fontos azon fogadóirodák támogatólevelének az egyesület számára történő megszerzése, melyek korábban még nem csatlakoztak partnerként a program adott ciklusához (a csatlakozott partnerek listája a programszakasz oldalán megtekinthető) – ez az adott irodát választó, azt a programba bevezető résztvevő feladata. A fogadóiroda által kitöltött, logóval ellátott, aláírt és pecsételt támogatólevél (Letter of Intent) eredeti példányát a szerződéskötésig kell személyesen vagy postai úton az ÉK számára eljuttatni.

BANKSZÁMLA

Az ösztöndíj banki átutalással kerül kifizetésre a szerződés aláírása után, egyéb kifizetési módra nincs lehetőség. Az utalás devizaneme forint, a program költségvetése azonban euróban van nyilvántartva, ezért a résztvevő szerződésében egyaránt rögzítésre kerül ösztöndíj mértéke forintban és euróban is. Az euró-forint váltási árfolyam egy programszakasz során rögzítve van és ez az árfolyam az egyes szerződésekben is feltüntetésre kerül. Az utalás lehetséges mind forint-, mind devizaszámlára is. Utóbbi esetben a forintösszeg az egyesület bankintézetének értéknapos (számlakonverziós) deviza vételi árfolyamán automatikusan átváltásra kerül, mikor a résztvevő bankszámlájára megérkezik. Fontos megjegyezni, hogy a programban rögzített árfolyam és az értéknapos deviza vételi árfolyam eltérhet, emiatt a szerződésben rögzített euróösszeg szintén eltérhet attól az euróösszegtől, ami egy eurószámlán végül megjelenik.

A Szerződéskötési űrlapon megadott bankszámlaszámot résztvevő köteles pontosan és körültekintően megadni. A hibásan megadott adatok miatt előforduló problémákért az egyesület nem vállal felelősséget. Devizaszámla esetén IBAN formátumban kérjük a bankszámlaszámot megadni.

EUROPASS MOBILITÁSI IGAZOLVÁNY

Résztvevőnek a Szerződéskötési űrlapon nyilatkoznia kell, kéri-e, hogy az egyesület a fogadóirodával együttműködésben Europass Mobilitási Igazolványt állítson ki részére a gyakorlatról.